Video Aktivitäten / Aufgaben

Aktivitäten
Um Aktivitäten anlegen zu können, klicken Sie bitte auf den Reiter „Aktivitäten“.

Um eine Aktivität zu erstellen, klicken sie unten rechts auf „+ Neue Aktivität“.

Ein Schnelleingabefeld erscheint.

Kontaktart
Wählen Sie aus der Liste aus, auf welche Art der Kontakt war, z.B. Besuch, Telefon, Mittagessen, E-Mail extern gesendet, E-Mail direkt versendet, Brief, Intern, System.

Kategorie
Um was ging es bei dem Kontakt? Wählen Sie die passende Kategorie aus.

Erledigt bis/ Wiedervorlage
Geben Sie hier das Datum ein, bis wann eine Aufgabe erledigt sein muss oder erinnern Sie sich selbst durch die Wiedervorlage an eine Aufgabe. In diesem Beispiel wurde der 06.03.2016 ausgewählt, weil bis dahin der Geschäftsführer eine Entscheidung bzgl. der vorgeschlagenen Kandidaten treffen will.

Bezeichnung der Aktivität / Wiedervorlage
Um was genau ging es?

 Zugewiesen an
Wenn es die eigene Aufgabe/ Wiedervorlage ist, weisen Sie sich selbst die Aktivität zu. Wenn Sie z.B. wissen, dass Sie zu diesem Zeitpunkt im Urlaub sind oder gleich jemand anderes die Aufgabe erledigen soll, weisen Sie den entsprechenden Kollegen die Aufgabe zu. Auf welche Arten er alles benachrichtigt wird erfahren Sie hier: Aktivitäten – Benachrichtigung der Zuweisung

Verschicken an + Textvorlage + E-Mail Betreff
Da keine E-Mail direkt versendet wird, kann in diesem Feld auch nichts ausgewählt werde.

Beschreibung
Tragen Sie hier z.B. kurz ein um was es ging und wie verblieben wurde und mit wem Sie gesprochen haben.

Dateianhang
Sie können gerne externe Unterlagen, die noch nicht im System hinterlegt sind, dazu hochladen. Diese werden dann automatisch in die Dokumentenablage gespeichert. (max. 5 MB)

Dateianhänge aus der Dokumentenablage
Hier könnten Sie aus der Dokumentenablage Dateien hinzufügen, was aber erst beim direkten E-Mailversand Sinn macht.

Beim nächsten Speichern/Aktualisieren als E-Mail verschicken
Da keine E-Mail direkt versendet wird, kann in diesem Feld auch nichts ausgewählt werde.

Klicken Sie anschließend auf Speichern. Jetzt erscheint die Aktivität in der Übersicht.

Für mehr Details und Änderungen klicken Sie bitte auf den grauen Balken und anschließend auf bearbeiten.

Symbole

Papierflieger
oben links, zeigt Ihnen, dass die E-Mail verschickt wurde

Büroklammer
rechts oben, zeigt Ihnen, dass es einen Dateianhang gibt

Kalender + Datum
zeigt Ihnen das Datum, zu wann diese Aktivität erledigt werden muss/musste. Ist das Datum durchgestrichen, wurde die Aktivität erledigt.

Häkchen
(ausgegraut) unten links, steht dafür, dass die Aufgabe noch nicht abgeschlossen ist, weil Sie auf Wiedervorlage für den 06.03. gesetzt wurde
Klicken Sie auf das graue Häkchen wird es Grün und die Aufgabe auf erledigt gesetzt.
(Grün) unten links, steht dafür das die Aufgabe erledigt ist.

Stift
dient zum bearbeiten der Aktivität

Papierkorb
kann die Aktivität löschen

Klicken Sie auf den Reiter „Aktivitäten“.

Entweder
Bekommen Sie eine E-Mail (in Ihrem Outlook) und möchten, dass diese im System (Dokumentenablage + Aktivitäten) hinterlegt wird, geht das ganz einfach. Egal wieviel Anhänge oder ob es sich um einen Newsletter handelt, alles kein Problem. In der Kopfzeile der Aktivitäten steht die System-E-Mail-Adresse des Mitarbeiters. Kopieren Sie sich diese per copy and paste. In diesem Beispiel: vulturisstage+mitarbeiter-314@icomedia.com
Unbedingt darauf achten, das Sie nicht ausversehen das Satzzeichen (.) hinter com mit kopieren !!!!

Gehen Sie jetzt in Ihr eigenes Postfach, in der sich die E-Mail befindet. Klicken Sie bei Ihrer Mail auf  „weiterleiten“ und kopieren Sie die Adresse des Empfängers ein.
Behalten Sie entweder den Betreff oder ändern ihn. Das ist ganz Ihnen überlassen. Klicken Sie anschließend auf senden.

ODER
Möchten Sie die Mail auch gleich bei den Aktivitäten des dazu gehörigen Projektes hinterlegen, dann tragen Sie wie gewohnt in die Zeile „An“ den Empfänger z.B. die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein und setzen das dazu gehörige Projekt in „Cc„.

Oder
Sie können auch dem Kunden direkt darauf antworten und das System in „CC“ setzen.

Es dauert ca. 5 min bis die Mail in Aktivitäten auftaucht. Sie erscheint dann nicht unbedingt ganz oben, sondern wird nach Datum einsortiert, an dem Sie die Bewerbung erhielten!

Ein Klick auf den Balken und die Übersicht erscheint.

Klicken Sie auf bearbeiten und Ihnen wird der Inhalt angezeigt.